Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

MHVK, MijnHuisVerkoopKlaar.nl is een handelsnaam van S.H.J. Groot, TT Vasumweg 40E8, 1033 SC Amsterdam, KvK 42137383. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@mhvk.nl of 06 11 86 76 16. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming, omdat de AVG die voor ons niet verplicht stelt.

Werkt u als makelaar met ons samen, dan geeft u ons soms gegevens van uw klant, bijvoorbeeld de verkoper van een woning. U blijft zelf verantwoordelijk voor die gegevens. Waar nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze diensten. Dat zijn, afhankelijk van uw opdracht:

• Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Bij zakelijke klanten ook bedrijfsnaam, functie, KvK-nummer en btw-nummer.
• Gegevens over de woning: adres, bouwjaar, type woning, oppervlakte, isolatie, installaties en de bewijsstukken die u aanlevert, zoals tekeningen en facturen.
• Foto's, de virtuele tour en plattegronden van de woning. Daarop kunnen onbedoeld bewoners of persoonlijke spullen staan.
• Gegevens uit het aanvraagformulier op de website: naam, e-mailadres, telefoonnummer, kantoor, het adres en het woonoppervlak van de woning, de gekozen diensten en een opmerking. Zie artikel 11.
• Afspraken en berichten: agenda, e-mails, offertes, notities en berichten via WhatsApp of telefoon.
• Financiële gegevens: facturen, betaalstatus en het rekeningnummer waarmee u betaalt.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of geloof, en leggen die niet bewust vast. Wij verwerken geen persoonsgegevens van kinderen tot 16 jaar.

3. Waarvoor en op welke grondslag

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend door een computer worden genomen en maken geen profielen van u.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel, of langer als de wet dat vraagt.

Het energielabel zelf staat in EP-Online. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) bepaalt hoe lang het daar blijft staan.

Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienst of verplicht is:

• RVO, voor EP-Online: wij registreren uw energielabel. Het label en de gebouwgegevens zijn daarna openbaar.
• EP Registratie, de certificerende instelling: wij werken onder het certificaat van EP Registratie. Zij kunnen steekproefsgewijs een controle uitvoeren en daarvoor het dossier en uw woning bekijken.
• Leveranciers die voor ons werken: Matterport, dat de visuele tour host, en Microsoft 365 voor e-mail en opslag. Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Schakelen wij een boekhouder in, dan krijgt die toegang tot onze administratie.
• Uw bank en Mollie, als u via een betaallink betaalt. Mollie is voor de betaling zelf verantwoordelijk en heeft een eigen privacyverklaring.
• Uw makelaar, als die de opdracht heeft gegeven.
• Onze webbouwer, die de website, het formulier en de mailserver van het formulier beheert, op servers in Nederland. Zie artikel 11.
• PDOK, een dienst van het Kadaster: krijgt postcode en huisnummer uit het aanvraagformulier, en daarna de BAG-identificatie van het adres, om het woonoppervlak op te zoeken in het BAG-register. Zie artikel 13.
• Google, voor de lettertypen van de website (Google Fonts): ziet het IP-adres van de bezoeker. Zie artikel 14.
• Overheden en toezichthouders, als de wet dat vereist, bijvoorbeeld de Belastingdienst.

6. Gegevens buiten de EU

Matterport host de visuele tour op servers in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Microsoft verwerkt gegevens van Europese klanten zoveel mogelijk binnen de EU. Gaan gegevens toch buiten de EU, dan gelden dezelfde contractbepalingen.

Google, dat de lettertypen van de website levert, kan het IP-adres van een bezoeker ook buiten de EU verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Zie artikel 14.

7. Foto's en scans in woningen

Bij een opname maken wij foto's, opnamen voor de virtuele tour en plattegronden van de binnenkant van een woning. Zo gaan wij daarmee om:

• Wij leggen personen en privacygevoelige zaken, zoals post, documenten en kentekens, niet bewust vast. Komt zoiets toch in beeld, dan maken wij het op verzoek onherkenbaar of verwijderen wij het.
• Wij vragen vooraf dat bewoners en aanwezigen op de hoogte zijn en dat kostbaarheden en persoonlijke documenten zijn weggehaald of afgeschermd.
• Wij bewerken foto's zelf en verbeteren daarbij alleen belichting en kleur.
• De visuele tour staat op het platform van Matterport en blijft online totdat u aangeeft dat dit niet meer nodig is.
• Wij gebruiken beeldmateriaal voor eigen promotie alleen als de woning niet herleidbaar is tot een adres of bewoners. U kunt hier bezwaar tegen maken.

8. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens tegen verlies en onbevoegde toegang. Alleen de ondernemer heeft toegang.

• Onze apparaten zijn beveiligd met een wachtwoord.
• Accounts bij leveranciers hebben tweestapsverificatie.
• Wij maken regelmatig back-ups.
• Wij sturen geen gevoelige documenten ongevraagd per e-mail.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt. Is het risico voor u hoog, dan informeren wij u ook.

9. Uw rechten

U kunt ons vragen om:

• inzage in uw gegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens aan u of een andere partij;
• stopzetting van verwerking waartegen u bezwaar maakt.

Hebt u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@mhvk.nl. Wij kunnen u vragen om uzelf te identificeren en reageren binnen een maand.

Gegevens die wij op grond van de wet moeten bewaren, zoals het dossier van het energielabel en de administratie, kunnen wij pas na afloop van die termijn verwijderen. Wilt u een geregistreerd energielabel laten corrigeren of uit EP-Online laten halen, neem dan contact met ons op.

10. Klachten

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten via info@mhvk.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Klachten over een energielabel zelf volgen de klachtenprocedure uit onze algemene voorwaarden.

11. Je aanvraag op de website

Op onze website kun je een dienst aanvragen. Het aanvraagformulier heeft drie stappen: je gegevens, het adres en de diensten.

Vul je stap 1 van de aanvraag in, dan krijgen wij je naam, e-mail, telefoon en kantoor al. Ook als je de aanvraag niet afmaakt. Zo kunnen we contact opnemen als je vastloopt. Maak je de aanvraag niet af, dan krijg je na 30 minuten en na 24 uur een herinnering per mail. Is hij na 48 uur nog niet af, dan nemen we zelf contact op.

• Welke gegevens. Na stap 1: je naam, je e-mailadres en, als je die invult, je telefoonnummer en kantoor. Staan het adres of de diensten al in het formulier, bijvoorbeeld via een link, dan komen die mee. We zien ook op welke pagina je het formulier invult. Verstuur je de aanvraag, dan krijgen we ook het adres van de woning, het woonoppervlak, wat het BAG-register over het adres zegt, de diensten, de prijs die je zag en je opmerking.
• Waarvoor. We behandelen je aanvraag, controleren de prijs en plannen de opname met je. De gegevens uit stap 1 gebruiken we alleen om contact met je op te nemen over deze aanvraag.
• Mails. Verstuur je de aanvraag, dan krijg je een bevestiging per mail. Maak je hem niet af, dan krijg je hooguit twee herinneringen, met een link om verder te gaan waar je was. In elke herinnering staat een link om je af te melden. Dan wissen we je gegevens van de server, krijg je niets meer en nemen we ook niet zelf contact op.
• Waar. Het formulier stuurt je gegevens naar onze server in Nederland (Amsterdam). Van daaruit gaan de mails naar ons en naar jou, via een mailserver in Nederland. Onze webbouwer beheert beide.
• Grondslag. Verstuur je de aanvraag, dan is dat een stap op jouw verzoek naar een overeenkomst. De grondslag is dan uitvoering van de overeenkomst. Maak je de aanvraag niet af? Dan nemen we contact op vanuit ons gerechtvaardigd belang: we helpen je graag verder.
• Hoe lang. Komt er geen opdracht, dan bewaren we de gegevens 1 jaar. Dat doen we ook met andere offertes en berichten zonder opdracht (zie artikel 4). Komt er wel een opdracht, dan gelden de termijnen voor het dossier en de administratie. Op de server staat een aanvraag die je niet afmaakt hooguit 48 uur, en een verstuurde aanvraag 30 dagen, als reservekopie voor het geval een mail niet aankomt.
• Wat je zelf kunt doen. Alleen je naam en e-mailadres zijn verplicht. Telefoon en kantoor mag je leeg laten. Wil je geen herinnering? Meld je af met de link in de mail, of laat het ons weten. Dan nemen we ook niet zelf contact op over die aanvraag. Je gegevens inzien of laten verwijderen kan ook (zie artikel 9).

12. Gegevens onthouden in je browser

Heb je een aanvraag verstuurd? Dan onthoudt je browser je naam, e-mailadres, telefoonnummer en kantoor. De volgende keer staan ze al in stap 1. Dan hoef je ze niet opnieuw te typen.

• Welke gegevens. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en kantoor. Niet het adres van de woning en niet de diensten.
• Waar. Alleen in je eigen browser, op het apparaat waarmee je de aanvraag deed. Dat heet lokale opslag (localStorage). Het is geen cookie. Wij kunnen niet bij deze gegevens.
• Waarvoor. Zodat je een volgende aanvraag sneller invult.
• Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang: een formulier dat makkelijk in te vullen is. Je kunt de gegevens altijd zelf wissen.
• Hoe lang. Tot je ze wist. Lukt het versturen niet, dan onthoudt je browser niets.
• Wat je zelf kunt doen. Staan je gegevens in stap 1? Dan zie je de knop "Wis je gegevens". Klik erop en ze zijn weg, uit het formulier en uit je browser. Je kunt ook de websitegegevens van onze site wissen in de instellingen van je browser. Deel je de computer met anderen? Doe je aanvraag dan in een privévenster. Na het sluiten daarvan onthoudt je browser niets.

13. Woonoppervlak opzoeken via PDOK

De prijs hangt af van het woonoppervlak. Dat zoekt het aanvraagformulier voor je op in het BAG-register. Dat is de officiële lijst van adressen en gebouwen in Nederland. Je browser vraagt het woonoppervlak op bij PDOK, een dienst van het Kadaster.

• Welke gegevens. Je postcode en huisnummer. Daarna het nummer van het adres in het BAG-register (de BAG-identificatie). Daaruit blijkt ook de toevoeging, zoals A of 2. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan niet naar PDOK.
• Wanneer. Als je in stap 2 een adres zoekt. Staat het adres al in de link, bijvoorbeeld vanaf onze homepage, dan zoekt het formulier vanzelf.
• Hoe. Je browser stuurt de vraag zelf naar PDOK (api.pdok.nl). Zonder cookies en zonder de link van de pagina. PDOK ziet wel je IP-adres, zoals bij elke website. En PDOK ziet dat de vraag van onze website komt.
• Waarvoor. Om het woonoppervlak en de prijsklasse van de woning te vinden. Zo zie je direct de prijs.
• Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang: je ziet vooraf de juiste prijs.
• Hoe lang. Wij bewaren de opzoeking niet apart. Verstuur je de aanvraag, dan horen postcode, huisnummer en woonoppervlak bij je aanvraag (zie artikel 11). Wat PDOK zelf bewaart en hoe lang, staat in de privacyverklaring op pdok.nl.
• Wat je zelf kunt doen. Wil je niet dat je adres naar PDOK gaat? Bel of mail ons. Dan maken we de aanvraag samen.

14. Lettertypen van Google Fonts

Onze website gebruikt lettertypen van Google Fonts. Je browser haalt die op bij Google (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com) als je een pagina opent.

• Welke gegevens. Google ziet je IP-adres en de gegevens die je browser altijd meestuurt, zoals het soort browser. Google ziet ook dat de vraag van onze website komt. Andere gegevens, zoals wat je in een formulier invult, gaan niet naar Google.
• Waarvoor. Zodat de tekst op onze website in onze eigen letters staat.
• Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang: een website die goed leesbaar is.
• Hoe lang. Wij krijgen deze gegevens niet. Wat Google ermee doet en hoe lang Google ze bewaart, staat in de privacyverklaring van Google op policies.google.com/privacy. Google kan ze ook buiten de EU verwerken (zie artikel 6).
• Wat je zelf kunt doen. Je kunt in je browser het laden van lettertypen van andere websites blokkeren. Onze website werkt dan nog steeds, met een standaardletter.

15. Website en cookies

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig. Wij plaatsen geen analyse- of marketingcookies.

Het aanvraagformulier onthoudt je gegevens zonder cookie, in je eigen browser (zie artikel 12).

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op onze website.

Versie 1.0, ingangsdatum [datum].